Hattingen- Reisepässe, Ummeldungen und Co. müssen eine kurze Zwangspause einlegen: Das Bürgerbüro in der Bahnhofstraße wird ab Mittwoch, 21. Februar bis voraussichtlich Mittwoch, 28. Februar geschlossen bleiben. Grund für die einwöchige Schließung ist eine dringend notwendige Umstellung der Melderegistersoftware. „Das Unternehmen stellt den Vertrieb der momentanen Verfahrenssoftware ein, deswegen ist die Einführung eines neuen Programms unumgänglich“, erklärt Marcus Filsch, Leiter des Bürgerbüros.
In der Schließungszeit ist das Bürgerbüro auch telefonisch nicht erreichbar, denn neben der Migration von der alten zur neuen Software erhalten die Mitarbeitenden noch eine Schulung zur Umstellung und sie testen das Programm ausgiebig, bevor dieses ab dem 29. Februar zum Einsatz kommt. „Gerne hätten wir die Umstellung und Schulung auch mit am Wochenende durchgeführt, um die Schließzeit zu verkürzen, aber das Unternehmen konnte uns diese Option leider nicht anbieten“, erklärt Fachbereichsleiterin Christine Freynik.
Termine sind bereits vergeben
Rund 1200 sind bis zum 20. Februar bereits vergeben. „Damit sind wir ausgebucht“, so Marcus Filsch. Um Bürgerinnen und Bürgern aber die Möglichkeit zu geben, ihr Anliegen vorzubringen, hat die Stadtverwaltung eine kurzfristige Lösung eingerichtet, die ab nächster Woche in Kraft tritt. Montags, dienstags und donnerstags jeweils von 13 bis 13.30 Uhr können Bürgerinnen und Bürger ohne Termin vorbeikommen. Mittwochs von 12 bis 12.30 Uhr wird ebenfalls ein Zeitfenster eingerichtet. „In dieser Zeit werden Wartemarken von unserem Sicherheitsdienst vor der Tür verteilt. Diese Regelung gilt bis zur einwöchigen Schließung. So möchten wir einen Teil der Anliegen auffangen, die durch die Schließung entfallen“, sagt Christine Freynik.
Wichtig in diesem Zusammenhang: Lediglich Führungszeugnisse, Meldebescheinigungen und ähnliche Anliegen können beim „Spontanbesuch“ beantragt werden. „Diese Dienstleistungen umfassen eine recht kurze Bearbeitungszeit. Anmeldungen beim Zuzug, Vorsprachen mit Familien und andere ähnlich zeitintensive Anliegen wie das Beantragen von Ausweis- und Reisedokumente können wir nur über eine Terminbuchung abwickeln. Dafür bitten wir um Verständnis“, so Marcus Filsch. Laut Filsch werden „zwischendurch auch immer wieder stornierte Termine frei, es lohnt sich also immer mal wieder in den Online-Kalender zu schauen.“ Besonders morgens früh lohne sich ein Blick in das Buchungssystem, denn je nach Personalkapazitäten werden auch so weitere Termine tagesaktuell freigeschaltet.
Ab dem 29. Februar soll das Team im Bürgerbüro wieder für Bürgerinnen und Bürger vor Ort erreichbar sein.
