Ennepe-Ruhr-Kreis- Arbeitsabläufe identifizieren, gestalten, dokumentieren, steuern, verbessern und digitalisieren – je systematischer dies erfolgt, desto effizienter und qualitativ hochwertiger fallen die Ergebnisse aus, desto zufriedener sind die Kunden. Dies gilt nicht nur für Unternehmen, dies gilt auch für Verwaltungen.
Um sich den Herausforderungen des – so der Fachbegriff – Prozessmanagements zukünftig gemeinsam zu stellen, haben sich der Ennepe-Ruhr-Kreis und die Städte Gevelsberg, Hattingen, Sprockhövel, Wetter (Ruhr) und Witten jetzt zusammengeschlossen. Begleitet von der Picture GmbH aus Münster wollen sie die Abläufe in Kreishaus und Rathäusern gezielt optimieren. Das Projekt mit dem Namen,,Prozessmanagement@ERK“ ist auf vier Jahre angelegt.
Kreis und Städte machen sich gemeinsam auf den Weg
Drohender Wissensverlust infolge des demografischen Wandels, fortwährender Digitalisierungsdruck und steigende Erwartungen der Bürgerinnen und Bürger, dies sind nur einige der Themen, denen sich alle Verwaltungen stellen müssen. Gleichzeitig kämpfen alle mehr denn je mit begrenzten personellen und finanziellen Möglichkeiten.
„Der von uns an dieser Stelle eingeschlagene Weg der interkommunalen Zusammenarbeit bündelt knappe Ressourcen, verringert den Aufwand, schafft Synergien und lässt uns durch Arbeitsteilung mehr erreichen“, nennt Birgit Mai, Leiterin des Sachgebiets Organisation, Personalentwicklung und Digitalisierung der Kreisverwaltung, Gründe für das kommunale Miteinander.
Wesentlicher Bestandteil des Projektes werden Prozesswerkstätten sein. Sie sollen den Raum liefern, um im direkten Austausch gemeinsam Wege zu finden, wie Arbeitsabläufe, die in allen beteiligten Verwaltungen in gleicher oder ähnlicher Form vorkommen, optimiert werden können. Parallel soll die „Prozessbib|iothek@ERK“ den ständigen Austausch möglich machen und alle Beteiligten dabei unterstützen, die Ziele des Projektes zu erreichen.
In dem jetzt angestoßenen Projekt treffen Verwaltungen unterschiedlicher Größen und Ebenen (Kreis/Stadt) aufeinander. Dies bewerten alle Beteiligten nicht als Nachteil, ganz im Gegenteil. So könnten die Beteiligten beispielsweise gezielt die Prozesse betrachten, bei denen Kreis und Stadt zusammenarbeiten. Verbunden mit der Chance, genau an diesen Stellen voneinander zu lernen und die Zusammenarbeit effizienter zu gestalten.
Ähnlich sind die Einschätzungen mit Blick auf die sehr verschiedenen Vorerfahrungen der Beteiligten, wenn es um Prozessmanagement geht. „Einige, wie wir, beschäftigen sich damit bereits seit Jahren, andere stehen erst ganz am Anfang. Wir freuen uns aber in jedem Fall darauf, unsere Erfahrungen zu teilen“, unterstreicht Jutta Lindner, Abteilungsleiterin strategische Organisationsentwicklung und Organisationsmanagement bei der Stadt Witten. Sie ist sich zudem sicher, am Ende von neuen Impulsen und dem arbeitsteiligen Vorgehen profitieren zu können.
